Wann sollte man das ERP-System wirklich wechseln?

Das ERP-System ist oft das Herzstück, das dem Unternehmen den Pulsschlag und Leistungsfähigkeit vorgibt. Mit der Digitalisierung sind viele ERP-Systeme überfordert und gefährden damit sogar die Zukunftsfähigkeit des gesamten Unternehmens. Spätestens dann ist es Zeit die Alternativen zu evaluieren und zu wechseln.

Ist eines der folgenden fünf Anzeichen erkennbar, kann es für die Geschäftsführung höchste Zeit sein, mit der Evaluierung der Alternativen zu beginnen und auf ein zukunftsorientiertes Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) zu wechseln.

 

  1. Das ERP-System bremst im Arbeitsalltag

Wenn es länger dauert einen Prozess im ERP-System zu administrieren als die Wertschöpfung dafür durchzuführen, ist es Zeit sich das System genauer anzusehen. Veraltete Systeme zwingen oft die Anwender aktuelle Standard-Prozesse umständlich im ERP darzustellen und zu bearbeiten. Fehlende Funktionalität des Systems wird nicht nur mit gebastelten Individuallösungen überspielt sondern es werden sogar Abläufe wieder analog über den Papierweg ausgeführt. Der dabei entstehende Datenwildwuchs und die Komplexität erhöhen die Fehlerquote und bremsen das Unternehmen. Dies gefährdet gerade eine der wichtigsten wirtschaftlichen Kennzahlen, die Produktivität.

  1. Lange Einschulungsdauer und hoher Aufwand beim Anwender-Support

Sind Systeme zu komplex oder nicht intuitiv bedienbar, kostet das dem Unternehmen viel Geld und kostbare Zeit der Mitarbeiter. Fast jedes Unternehmen stellt im Laufe der Zeit Mitarbeiter ein. Sind nun die Neulinge erst mal tagelang auf ERP-Schulungen verschiebt sich der Start in die eigentliche Position und den produktiven Einsatz immer weiter nach hinten. Natürlich wird die Starteuphorie des Neueinsteigers dabei entsprechend reduziert werden. Das Design der Bedienoberfläche und Funktionen die in den Untermenüs „versteckt“ sind, ist in quer durch die Belegschaft oft ein Dauerthema. Aber wie lässt sich so etwas objektiv bewerten? Ganz einfach, über die angefallenen Zeiten und Kosten für die Unterstützung der Anwender im laufenden Betrieb. Diese Aufwände sind, bei genauer Betrachtung, zumeist deutlich über den erwarteten Summen. Mit diesen Zahlen ist eine fundierte Einschätzung der Qualität der Bedienfreundlichkeit ohne großen technischen Aufwand möglich.

  1. Schwer erreichbar und wenig Transparenz

Die Anforderungen an die Mobilität und Zugriff auf aktuelle Daten ist heute ein entscheidender Erfolgsfaktor. Klassische ERP-Systeme sind häufig nur am Standort erreichbar und haben offline Versionen, die mit veralteten Daten arbeiten, für unterwegs. Im Zeitalter der vernetzten Gesellschaft ist so etwas einfach nicht mehr Zeitgemäß. Bei den Kunden- und Mitarbeiterwünschen stehen dann oft Transparenz und Kommunikation ganz oben auf den Bewertungsbögen was verbessert werden muss um die Bedürfnisse ausreichend abzudecken. Werden die Prozesse überprüft und Verbesserungen angedacht, blockiert das konventionelle ERP-System, das dies nicht Abbilden kann, den Fortschritt.

  1. Unternehmensbedürfnisse werden nicht (mehr) abdeckt

Viele Unternehmen haben sich bei der Gründung oder bei der Umstellung auf eine digitale Verwaltung zuletzt mit dem Thema Unternehmenssoftware beschäftigt. Seit dem hat sich sicherlich das Unternehmen aber auch die Software weiterentwickelt. Eine Software die zu Anfang nicht optimal auf die Unternehmensprozesse passte, kann über die Jahre schnell ein ERP-System werden, dass nicht mehr das leistet für das es eigentlich gebraucht würde. Schleichend werden immer mehr zusätzliche Schritte oder weitere Programme benötigt um die Kernaufgaben zu bewältigen. Einige scheuen einen Umstieg auch aufgrund der bereits hohen Investitionen, die in Zusatzanbauten geflossen sind. Selbst dann ist es mehr als ratsam, möglichst bald den ersten Schritt zu machen und Alternativen zu prüfen, denn jeden Tag wird das veraltete System mehr Geld fordern um am Laufen gehalten zu werden.

  1. Das ERP-System ist nur für einen Teil der Geschäftsprozesse einsetzbar

Die meisten klassischen ERP-Systeme wurden auf der Basis von Warenwirtschafts- oder CRM-Systemen entwickelt. Deshalb hatten diese meist für die anderen Bereiche wie Buchhaltung, Projektmanagement, Produktion und Personalverwaltung kaum ausreichende Funktionalitäten. Auch Spezialsoftware für einzelne Bereiche werden gerne eingesetzt. Diese sind in ihrem Anwendungsbereich sicherlich am besten geeignet, nur scheitert es oft am automatisierten und kontinuierlichen Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemen und der Anbindung zum eigentlich zentralen ERP. Kann das ERP-System nicht mehr seine Aufgabe als das zentrale Instrument im Unternehmen erfüllen, muss die Unternehmensleitung unbedingt einen Wechsel ins Auge fassen.

Fazit

Ein Unternehmen braucht ein gesundes Herz mit genügend Reserven um auch in Zukunft den Mitarbeitern die richtige Schlagzahl und Leistungsfähigkeit bereitzustellen. Wer zu lange an veralteten Systemen festhält muss sich auf steigende Kosten, sinkender Motivation bei den Mitarbeitern einstellen und gefährdet dabei den Erfolg der gesamten Unternehmung. Hingegen können neue System einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen. Die neueste Generation arbeitet weit aus integrativer, ist offener für externe Systeme und bieten oft eine Vielzahl an Möglichkeiten Prozesse zu automatisieren als ihre klassischen Vorgänger. Egal ob Sie nun Ihr bestehendes System optimieren wollen oder einen Wechsel in Erwägung ziehen, ein gutes ERP-System sollte von der Business Intelligence über die passenden Workflows bis hin zur Kommunikation und Zusammenarbeit eine Lösung für Ihr Unternehmen bieten. Wer aus Bequemlichkeit nichts ändert wird vom Wettbewerb überholt und blockiert sich nur selbst. Deshalb werden Sie jetzt aktiv! Bringen Sie Ihr ERP-System auf den aktuellen Stand oder evaluieren Sie mit unserer Checkliste die besten Alternativen für Ihr Unternehmen.